[한줄 자문] 출퇴근시간 기록을 반드시 남겨야 하나요?

 

 

출퇴근시간 자체에 대한 기록이나 서류 보관이 법적 의무는 아닙니다.

 

 

근로기준법 제42조 및 동법 시행령 제22조에서는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 정하고 있는데, 그 내용에 출퇴근시간에 관한 서류는 없습니다. 따라서, 출퇴근시간 기록에 관한 서류를 보관하지 않는다고 하여, 근로기준법 위반으로 사업주가 처벌받는 것은 아닙니다.

 

그렇다면, 고용노동부 근로감독 시 요청하는 준비 서류에는 왜 항상 “출퇴근 자료, 연장 근로 내역 등 근태 자료”가 있는 걸까요?

 

이는 ① 해당 서류가 반드시 있어야 하는 건 아니지만, 만약 회사에 있는 자료라면 준비하라는 요청이면서 동시에, ② 주 52시간 위반 여부, 연장 · 야간 · 휴일근로에 대한 관리 방법, 연장 · 야간 · 휴일근로 수당의 지급 근거 차원에서 요청하는 서류라고 이해하면 됩니다.

 

예를 들어, 업의 특성에 따라 출퇴근시간은 체크하지 않고 출퇴근 가능 시간 범위만 정하여 자유롭게 운영하며, 직원이 스스로 근로시간을 관리하면서 연장 · 휴일근로가 예상될 경우 사전 승인/사후 통보를 하도록 하는 회사라면, 연장 · 휴일근로 사전 승인/사후 통보 자료를 제출하면 될 것입니다.

따라서 출퇴근시간 기록에 관하여서는 실무적으로 회사가 주 52시간 위반 여부를 어떤 기준으로 관리 및 판단하고, 시간외근로 수당은 무엇을 근거로 계산 및 지급하는지에 관한 객관적이고 합리적인 논리가 있어야 할 것이고, 해당 논리가 있다면 출퇴근시간 기록이 없다는 이유만으로 사업주를 처벌하는 경우는 발생하지 않을 것이라 예상됩니다.

 

한편, 고용노동부 인건비 지원 사업 중 필수 제출 자료로 "지문 인식, 전자 카드, 그룹 웨어 등 전자 · 기계적 방식으로 관리한 출퇴근시간 기록"을 정하고 있는 경우가 있습니다. 대표적인 경우가 유연근무제 지원금(시차출퇴근제, 재택/원격근무제, 선택근무제)인데요. 해당 경우에는 지원금을 신청 및 수급하기 위한 목적에서 출퇴근시간을 기록하고 보관하는 것이 필요하다는 점 실무적으로 유의하시기 바랍니다.

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[근로기준법]
제42조(계약 서류의 보존) 사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.

 

[근로기준법 시행령]
제22조(보존 대상 서류 등) ①법 제42조에서 “대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류”란 다음 각 호의 서류를 말한다.
1. 근로계약서
2. 임금대장
3. 임금의 결정ㆍ지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류
4. 고용ㆍ해고ㆍ퇴직에 관한 서류
5. 승급ㆍ감급에 관한 서류
6. 휴가에 관한 서류
7. 삭제 <2014. 12. 9.>
8. 법 제51조제2항, 법 제52조, 법 제58조제2항ㆍ제3항 및 법 제59조에 따른 서면 합의 서류
9. 법 제66조에 따른 연소자의 증명에 관한 서류
②법 제42조에 따른 근로계약에 관한 중요한 서류의 보존기간은 다음 각 호에 해당하는 날부터 기산한다.
1. 근로자 명부는 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날
2. 근로계약서는 근로관계가 끝난 날
3. 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날
4. 고용, 해고 또는 퇴직에 관한 서류는 근로자가 해고되거나 퇴직한 날
5. 삭제 <2018. 6. 29.>
6. 제1항제8호의 서면 합의 서류는 서면 합의한 날
7. 연소자의 증명에 관한 서류는 18세가 되는 날(18세가 되기 전에 해고되거나 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날)
8. 그 밖의 서류는 완결한 날